Oplossingen voor 8 problemen tijdens gesprekken en ateliers
Na de dag van de coöperatie kwamen twee mensen naar me toe met een interessante feedback over het leiden van gesprekken en uitwisselingen.
Ze vergeleken enkele heel verschillend gelopen werkgroepmomenten. In de ene groep was er niet echt iemand die de leiding opnam en ondanks dat het inhoudelijk super interessant was, verliep het een beetje chaotisch. Dat was lastig voor nieuwere collega’s en ook een beetje jammer voor enkele meer ervaren collega’s omdat ze de tijd beter hadden willen gebruiken.
In een andere groep was het gesprek zelf zeer goed gestructureerd maar was er teveel tijd gegaan naar het kennismakingsrondje.
In de derde groep tenslotte, hadden ze het anders beleefd: omdat het kennismakingsrondje daar al direct inhoudelijk was of … ? Waar lag het eigenlijk aan…?
Oké, ik beken: die laatste groep daar was ik zelf bij, haha! Ze stelden voor dat ik dan maar eens een handleiding schreef van hoe zo een groep geleid kan worden. Ik aarzelde, want: iedereen mag het toch op haar of zijn eigen manier doen? Hebben we echt een handleiding nodig?
Toen we dan later op café nog verder napraatten met nog andere freinetwerkers kwamen we weer op dit punt uit: zo’n doe-het-zelf formule geeft heel veel ruimte, maar het is ook een kwetsbare formule. Wij hadden daarom vooraf met de werkgroep alle deelnemers per werkgroep overlopen en we dachten: daar zit overal wel iemand bij die initiatief zal nemen. Enkele mensen van de werkgroep hadden ook vooraf contact opgenomen met sommige deelnemers om hierover iets af te spreken.
Maar toch loopt het dan soms anders: een viertal mensen die van plan waren om in hun werkgroep te zorgen voor structuur waren plots ziek geworden, groepen werden soms plots veel groter omdat er veel mensen met jokers in dezelfde groep aansloten, … enz
Enkele ervaren freinetleerkrachten die al een tijdje meedraaien in de Freinetbeweging vertelden me dat ze het zelf toch dikwijls moeilijk vinden om een gesprek goed te leiden, want er zijn soms zoveel verschillende behoeften. Dat is waar: er is vaak een groot verschil in hoe mensen de korte tijd van een gesprek willen gebruiken. We zijn vaak geïnteresseerd in heel verschillende detailvragen binnen het onderwerp dat besproken wordt, ook wil de ene eerst uitgebreid filosoferend over visie praten terwijl de ander snel concreet praktijktips wil horen… (Ik heb geleerd dat deze verschillen veel relevanter zijn dan het aantal jaren freinetervaring of de leeftijdsgroep waar je mee werkt.)
Ik doe hier dus een poging om enkele tips bij 8 vaak voorkomende valkuilen op te sommen, geïnspireerd op mijn ervaring in verschillende soorten gesprekken met collega’s in diverse situaties.
Misschien, beste lezer, ben jij eerder niet geneigd om leiding te nemen. In dat geval wil ik je uitnodigen om – indien je desondanks toch geprikkeld bent om het vervolg van deze tekst te lezen – na te gaan wat hier te leren valt voor elke deelnemer aan een gesprek. En stilletjes hoop ik dan dat je al lezend misschien toch zin krijgt om in bepaalde situaties net wél het initiatief te durven nemen en leiding te nemen.
Voor je verder leest toch even dit:
het is niet omdat ik hier een heel artikel over durfde te schrijven dat ik pretendeer dat ik het als leider in een groep altijd goed doe. Ik leer zelf ook elke keer weer bij, zeker bij gesprekken over gesprekken. Dus volgende keer als we samen in een groep zitten: hou je niet in!
Ik ben gek
op feedback
in een metagesprek!
Probleem 1: kennismakingsrondje neemt veel tijd in beslag
Hoe gemotiveerder je deelnemers, hoe kritischer ze zijn als hiermee tijd ‘verloren wordt’. Dus let ik op om er geen tijd mee te verliezen maar er wel tijd mee te winnen.
Ik hou hierbij rekening met:
- aantal deelnemers
- beschikbare tijd
- de mate waarin de deelnemers elkaar kennen
- de diversiteit van de deelnemers
- het doel van het gesprek en mijn verwachtingen over de inbreng van de deelnemers (wat moeten we van elkaar weten om het gesprek goed te kunnen voeren)
Deze vormen van kennismaking gebruik ik graag:
- snel even met handopsteken vragen naar een relevant kenmerk: ‘wie werkt er in het secundair?’ of ‘wie heeft al met deze techniek gewerkt?’ enz..
- gesorteerd voorstelrondje: eerst stellen alle mensen die een relevant kenmerk gemeenschappelijk hebben zich voor en daarna een volgende subgroep (dat kunnen onze hersenen beter onthouden dan de wirwar van informatie die op ons afkomt wanneer we gewoon de toevallige volgorde volgen van de kring)
- de relevante informatie visueel aanwezig maken op een (digi-)bord of op papier (die info is dan vooraf al verzameld of kan opgeschreven of getypt worden terwijl mensen het lokaal binnenkomen)
- enkel kennismaken met je buren en niet met de hele groep (dan zijn er tijdens het gesprek meestal nog een paar ‘buur-momentjes’ Dit is vooral in grote groepen interessant maar zet ik ook om andere redenen in.)
- starten zonder kennismaking: in bepaalde situaties zeker een interessante piste. Binnen ICEM is het in veel ateliers de gewoonte om wanneer je het woord neemt heel kort je naam, klas en school te zeggen, dus tijdens het gesprek.
En natuurlijk allerlei combinaties en varianten van het bovenstaande.
Ik merk dat het altijd goed werkt wanneer ik aandacht besteed aan het relevante kenmerk (soms vraag ik dat ook aan de groep: wat willen we van elkaar weten in een voorstelrondje?).
vb iedereen die in de kleuterklas werkt licht al even toe welke ervaring zij hebben met hetgeen wat ze gaan bespreken, daarna komen de mensen uit de lagere school aan de beurt enz…
vb we geven eerst het woord aan de mensen die volledig nieuw zijn: wat verwachten jullie van dit gesprek, hoe zijn jullie in dit onderwerp geïnteresseerd geraakt, enz… Daarna is het voor de mensen met ervaring leuk om daar in hun voorstelmomentje naar te kunnen verwijzen of op in te spelen.
Probleem 2: (de opstelling in) het lokaal is niet aangepast, tafels staan in de weg, kring is niet rond, storende factoren zoals lawaai of temperatuur, enz…
We moeten hier gepaste aandacht aan geven: kring opstelling, beamer, waar ligt het materiaal? Ideaal is vaak net zoals in onze klassen: een ronde kring waar iedereen comfortabel zit, met een tafel in het midden voor meegebracht materiaal, voor iedereen goed zicht op waar er geprojecteerd zal worden, de beamer staat zodanig opgesteld dat mensen er makkelijk hun eigen laptop kunnen aanhangen (dus liefst staat de beamer op een grote tafel waar meerdere laptops op kunnen staan of er is een superlange kabel waarmee de mogelijkheden eindeloos zijn)
Probleem 3: het leek ons tof dat iedereen materiaal meebrengt uit haar of zijn klas, maar het loopt niet zo vlot
- Tijdverlies met het organiseren van usb sticks en beamers en/of de beamer / digibord wordt zelfs niet gebruikt omdat er een obstakel was (aansluiting / opstelling /drempelvrees)
- Meegebracht materiaal gaat ongetoond terug mee naar huis. Wat sneu!
Twee heel verschillende problemen die ik met een eenvoudige gewoonte grotendeels weggewerkt krijg: voordat we inhoudelijk van start gaan inventariseren we simpelweg wat er aan meegebracht materiaal aanwezig is: “Ligt het materiaal al op de tafel? Haal het maar uit je tas!” “Wie heeft er materiaal mee dat je wil projecteren? Zet het alvast klaar zodat we het straks direct kunnen zien.”
Dit sec organiseren werkt goed als tegengewicht voor de bescheidenheid en de drempelvrees: gaan anderen mijn ding wel interessant vinden? Wie ben ik om mijn filmpjes te tonen? Ja, ik heb ze wel meegebracht maar…
Deze inventarisatie heeft dus zowel een organisatorische tijdsbesparingsfunctie als een veiligheidsverhogende sfeerfunctie.
Probleem 4: onveilig gevoel, mensen durven hun ding niet zeggen, hebben het gevoel dat hun ervaring niet relevant is, niet past in het discours, teveel afwijkt, slechts een klein deel van de aanwezigen neemt het woord en er is een grote stille groep
Bij een nagesprek over situaties als deze hoor je soms mensen beschuldigend wijzen in de richting van de stille mensen: zij moesten maar meer zeggen, of in de richting van de pratende mensen: zij moesten maar minder zeggen! Maar ik wijs dan liever naar de organisatie/leider of het gebrek daaraan. Het is de leider die ervoor kan zorgen met een goede organisatie dat er een goede participatie is. Ook als er een grote groep mensen met weinig ervaring over de besproken techniek graag wil luisteren naar een kleine groep experten (of 1 persoon), dan nog is het relevant om ervoor te zorgen dat elke aanwezige actief kan luisteren, vragen durft stellen, uitgenodigd wordt om eigen reflecties en ervaringen te vertellen…
Het is niet omdat we allemaal volwassen mensen zijn, sterker nog, omdat we allemaal freinetleerkrachten zijn die onze kinderen assertiviteit leren en hun mondigheid appreciëren, dat dit voor ons verworven vaardigheden zijn. Het is bijna in elke groep nodig om er actief voor te zorgen dat de drempel om het woord te nemen in groep zo snel mogelijk zo veel mogelijk verlaagd wordt. De inhoudelijke kennismakingstips die ik hiervoor beschreef zijn op dit gebied al een hulp. Enerzijds omdat iedereen bij de start al even het woord krijgt, dat maakt het makkelijker om daarna deel te nemen aan het gesprek. Anderzijds omdat onzekere mensen de goeie vibes van de groep voelen wanneer ze zich verlegen voorstellen of zich verontschuldigen dat ze bv weinig ervaring hebben. (Dit laatste gebeurt regelmatig: vreemd eigenlijk…)
Probleem 5: het gesprek verloopt eenzijdig, we blijven te lang stilstaan bij één onderwerp en komen niet toe aan de andere dingen die we wel van plan waren
Leiding geven is soms tegen de stroom in roeien: iets doen wat mensen soms niet lijken te willen maar dat eigenlijk wel is wat de groep of het gesprek nodig heeft.
In dit geval:
- iemand durven onderbreken
- de groep opsplitsen
- een discussie stilleggen
- een vraag NIET beantwoorden en overslaan of uitstellen
Probleem 6: mensen praten door elkaar heen, luisteren niet naar elkaar, praten met hun buren (wij leerkrachten stellen soms zelf het gedrag dat we van onze leerlingen niet willen)
Iedereen heeft het al meegemaakt en de oorzaken hiervoor zijn heel divers. Vaak zie je dan verwarring ontstaan in de groep. Mensen vinden het lastig dat hun buren met elkaar zitten te praten waardoor zij het gesprek niet meer kunnen volgen, mensen vinden het vervelend dat er twee gesprekken tegelijk gaande zijn en ze kunnen niet naar allebei luisteren, enz…
De oplossing is hier minder voor de hand liggend en vind ik zelf ook nog altijd een van de moeilijkste dingen, want of je het nu met een ‘teacher voice’ doet of niet, het is altijd een beetje ongemakkelijk om je collega’s hierop aan te spreken.
Je ziet de rest ook kijken van ‘hoe gaat ze dat oplossen?’
Het is waarschijnlijk de herinnering aan de opgeluchte/dankbare groep in een vorige gelijkaardige situatie die mij stimuleert om hier tot actie over te gaan en het niet zo te laten.
Probleem 7: De groep is erg groot en/of erg divers dus er wordt voorgesteld om te splitsen maar enkele mensen die niet willen kiezen en uit enthousiasme / leergierigheid ‘alles’ willen doen houden de splitsing tegen
De mensen die willen splitsen delven in deze situatie bijna altijd het onderspit. Er is een fenomeen dat wie (nog) geen uitgesproken mening heeft over al dan niet opsplitsen, geneigd is om diegene die alles plenair wil doen te steunen.
De leider kan dan klaarheid scheppen door de drempel tot splitsen te verlagen en ervoor te zorgen dat de groep correcter kan kiezen of om gewoon zelf te beslissen dat er gesplitst wordt.
Tegen de mensen die ‘alles’ willen doen, zeg ik dan gewoon dat vandaag niet hun enige kans is om hierover te praten. Dan moeten ze maar terugkomen 🙂
Ik heb het meermaals meegemaakt dat mensen achteraf kwamen zeggen: goed dat we toch gesplitst waren!
Probleem 8: gesprek is gestart zonder leider of tijdens het gesprek blijkt dat de leider haar of zijn taak niet meer kan opnemen
(vb omdat de leider tegelijkertijd ook verslag neemt of inhoudelijk teveel in het gesprek zit waardoor er zij / hij geen aandacht meer heeft voor de helicopterview die een leider nodig heeft)
Dit is niet altijd een probleem, vb in kleine groepen of groepen die elkaar goed kennen of …
Maar vaak levert het net wel problemen op als er niemand is die de groep bewust helpt om al deze beschreven valkuilen te vermijden en de drempels weg te werken. Drempels die voor de ene deelnemer hoger zijn dan voor de andere. Mensen die vinden dat er geen leider nodig is kunnen zich eens afvragen of dit in het belang is van alle groepsleden. Net zoals iemand die de leiding neemt zich ook afvraagt of wat zij/hij doet in het belang is van alle groepsleden.
Deze situaties komen ook regelmatig voor en zijn niet zo simpel. Ik denk enerzijds omwille van de gedeelde verantwoordelijkheid: iedereen en niemand moet dit oplossen. Anderzijds spelen er waarschijnlijk ook dingen mee zoals: bescheidenheid, gemakzucht, vermoeidheid, onverschilligheid, imago, onveiligheid,…
Wie op dat moment haar of zijn nek uitsteekt om de groep vooruit te helpen krijgt soms aanmoediging of dankbaarheid, maar meestal wordt dit niet echt duidelijk.
Vaak eindigt zo’n gesprek toch nog in verwarring, bijvoorbeeld omdat deze spontane leider dat wat fout liep in het eerste deel van het gesprek niet meer allemaal recht kon trekken in het tweede deel.
Dit is dus een pleidooi om het niet zover te laten komen en proactief van bij de start van het gesprek aan de slag te gaan met alle tips die ik hierboven schreef en met alle tips die jullie nu hieronder in de reacties gaan posten.
Denken jullie ook nog aan andere valkuilen en problemen die zich soms in gesprekken voordoen?
Heb je nog andere oplossingen bedacht of gezien?
Aarzel niet en laat van je horen!